Desafectación y destrucción de los legajos aduaneros

La desafectación y destrucción de los legajos aduaneros en poder del declarante en su carácter de depositario fiel-, en forma directa (auto-archivo) o mediante un Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD), cuyo plazo de guarda se encuentre cumplido, se realizará de acuerdo al procedimiento que se indica a continuación.

La destrucción de la documentación que haya sido desafectada por el servicio aduanero se realizará en el domicilio que se disponga, cuando se trate de un auto-archivista o de un Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD). Dicha destrucción se realizará bajo la responsabilidad del declarante, quién deberá aportar las constancias correspondientes.

Nómina

En el mes de enero de cada año, la aplicación “Gestión de Desafectación de Legajos Aduaneros - Internos” pondrá a disposición del servicio aduanero la nómina de los legajos digitalizados (estado “DIGI”), que se encuentren con plazo de guarda cumplido. Se excluirán de la nómina los legajos que presenten alguna de las siguientes condiciones:

  • Rectificativa “B” total pendiente de aprobación del servicio aduanero
  • Rectificativa “B” total rechazada por el servicio aduanero y sin digitalizar nuevamente
  • Rectificativa “B” parcial pendiente de aprobación del servicio aduanero
  • Rectificativa “B” parcial rechazada por el servicio aduanero y sin digitalizar nuevamente
  • Rectificativa “A” pendiente de aprobación del servicio aduanero
  • Que fueran requeridos por el servicio aduanero y no devueltos al depositario
  • Que tengan pendiente la presentación de algún documento aduanero

En caso de fallecimiento del declarante se indicará en la nómina “Depositario Fallecido” con la fecha del evento que figura en el Sistema Informático MALVINA (SIM).

Evaluación por parte del servicio aduanero

La dependencia aduanera en cuya jurisdicción se haya registrado la destinación podrá objetar la nómina de los legajos digitalizados que le fuera remitida, dentro de los 180 días corridos, contados desde la fecha de su puesta a disposición. Aquellos legajos no observados continuarán el procedimiento para su destrucción.

En el caso de períodos sucesivos al período inicial -operados a partir del año 2009- deberán incluirse en la evaluación de la nómina los legajos que hayan superado las exclusiones originales mencionadas anteriormente o los motivos de rechazo por el servicio aduanero de conformidad al cumplimiento de los 180 días y que no hayan sido destruidos. De mantenerse la situación motivante de la exclusión, deberá constar en los registros correspondientes.

Luego de los 180 días, para que el servicio aduanero se expida respecto de la mencionada nómina, esta no podrá ser modificada y se continuará el procedimiento para la destrucción de los legajos que no han sido objetados.

Acto administrativo y notificación

El acto administrativo que ordene la eliminación de documentos con plazos de guarda vencidos será suscripto por las dependencias aduaneras de registro y se notificará al depositario fiel en forma directa y al PSAD, cuando corresponda, acerca de los legajos aduaneros autorizados a su destrucción, automáticamente mediante el “Sistema de Comunicación y Notificación Electrónica Aduanera” (SICNEA), con el motivo “LEGAJOS AUTORIZADOS A DESTRUIR”.

En caso que el declarante no tenga en su poder el legajo que se le designa destruir deberá indicarlo, sistémicamente en la nómina, mediante el servicio con clave fiscal “Gestión de Desafectación de Legajos Aduaneros - Externos”, justificando el motivo e indicando la fecha en que se produjo el evento.

Vencido el plazo de 15 días hábiles desde la notificación al depositario fiel y PSAD de corresponder, el sistema dará por aprobados los legajos autorizados a ser destruidos, indicando en la nómina dicha aprobación y la fecha de ejecución, no permitiendo la modificación de datos.

En el supuesto de tratarse de un declarante fallecido, se notificará para su destrucción al PSAD que tenga dichos legajos, ya sea por ser el depositario original o por haber recibido los mismos como carga pública, pudiendo en este caso acceder a la nómina para indicar que no tiene en su poder el legajo.

Aviso de destrucción

Dentro del plazo de 5 días hábiles, contados luego del vencimiento de los 15 días de recibida la notificación por SICNEA, se deberá dar aviso del lugar, fecha y hora en donde se realizará la destrucción de los legajos, debiendo consignar una casilla de correo electrónico y un número de teléfono de contacto. Dicho aviso, deberá realizarse en forma electrónica a través del “Sistema Informático de Trámites Aduaneros” (SITA) a las aduanas en cuya jurisdicción se encontraren registrados los legajos a destruir.

La fecha indicada para la destrucción de los legajos no deberá ser inferior a los 15 días hábiles de efectuado el aviso de destrucción y el lugar será el que disponga el declarante, sea que se trate de autoarchivista o el prestador de servicios de archivo y digitalización.

Incumplimiento

Transcurrido el plazo para el aviso de destrucción, sin haber recibido el aviso correspondiente, se notificará mediante el “Sistema de Comunicación y Notificación Electrónica Aduanera” (SICNEA) el incumplimiento al depositario fiel en forma directa o al PSAD, según corresponda.

El sujeto responsable será pasible de las sanciones dispuestas por el Código Aduanero y normas complementarias. Ello sin perjuicio de la suspensión o inhabilitación para continuar operando en el Sistema Informático MALVINA (SIM).

Intervención del servicio aduanero

Recibido el aviso de destrucción, el servicio aduanero deberá emitir su pronunciamiento con un plazo mínimo de 2 días hábiles de antelación a la fecha de destrucción de los legajos informada por parte del declarante. El pronunciamiento deberá ser notificado mediante SICNEA y se indicará:

  • El rechazo del aviso, explicando los motivos por los cuales no se dará curso a lo requerido, o
  • La aprobación del aviso, indicando si el servicio aduanero presenciará o no el acto de destrucción de la documentación.

De no producirse el rechazo o la aprobación del aviso por parte del servicio aduanero dentro del plazo indicado, el depositario fiel o PSAD estará en condiciones de proceder a la destrucción de la documentación en el lugar, fecha y hora indicada en el trámite SITA oportunamente enviado. En cualquiera de los casos, el servicio aduanero podrá presenciar el acto de destrucción de los legajos cuando así fuere evaluado por las áreas encargadas de intervenir en el procedimiento de desafectación.

Destrucción de los legajos

En caso que la destrucción se lleve a cabo con la presencia del servicio aduanero, el depositario fiel en forma directa (auto-archivo) o el prestador de servicios de archivo y digitalización, según corresponda, deberá generar un acta de firma conjunta para ser suscripta por al menos 2 funcionarios.

De no contar con la presencia del servicio aduanero, el depositario fiel en forma directa o el PSAD deberá informar, en el plazo de 2 días hábiles, que se ha efectuado la destrucción de los legajos aduaneros al área competente. Dicho informe, tendrá el carácter de declaración jurada. Ambos supuestos deberán informarse a través del “Sistema Informático de Trámites Aduaneros” (SITA), indicando el tipo de destrucción, hora de inicio y de finalización, e identificación de la nómina.

Asimismo, deberá adjuntarse un informe con el certificado de destrucción o de recepción de los desechos por parte de una entidad benéfica que participe en programas de reciclaje de papel. En el caso que no se remita la información en el plazo indicado se tomarán las medias dispuestas para los casos de incumplimiento.

Los costos que por cualquier concepto demande el proceso integral de destrucción (logística, transporte, limpieza, entre otros), quedarán exclusivamente a cargo del auto-archivista o del PSAD.

Cuando se efectúe el envío del trámite electrónico SITA el sistema actualizará automáticamente la novedad e indicará los legajos que han sido destruidos.